Все чаще и чаще в газетах встречается объявления: требуется руководитель учебного отдела.

Сегодня большинство руководителей ощущают острую необходимость постоянно обучать свой персонал. Это обучение вновь прибывших сотрудников, обучение в связи с карьерным движением, обучение в связи с появлением на рынке новых технологий и товара, обучение для приобретения конкурентоспособности предприятия.

В связи с потребностью постоянного повышения квалификации работников, перед руководителями встает вопрос о профессиональной организации учебного процесса. Как и в любом деле, для организации этой работы требуются и знания, и умения.

Занимаясь последнее время организацией и ведением учебных отделов, я наблюдаю на рынке, скорее самодеятельность, чем профессионализм. И это понятно. Людей с двумя образованиями (например, педагог и бухгалтер, педагог и продавец) не так много в Казахстане. Тем более, педагогическое мастерство, помимо знаний, должно подкрепляться практикой.

Так что же надо учитывать, если возникла необходимость организации учебного отдела как самостоятельной подструктуры?

Как и создание нового предприятия, создание учебного отдела требует разработки проекта отдела, сопровождающей документации.

Начать придется все же с проекта.
Для эффективной работы определите точно свои личные цели. Так как, перед началом нового большого дела необходимо активизировать самомотивацию. Когда будут определены личные цели, необходимо сопоставить их с целями самого отдела. При совмещении личных целей и целей организации у вас появятся дополнительные источники энергии.

 

Определите, в каких внешних условиях существует ваша организация:

• Какова ситуация на рынке?

• Сколько специалистов, интересующих вас, и какого качества, есть на рынке?

• Есть ли смысл обучать ваш персонал, и для какой цели предприятия это надо?

• Может дешевле будет взять специалистов извне, чем вкладывать деньги в обучение своих специалистов?

• Какие компании занимаются схожим видом деятельности?

• Есть ли у них учебный отдел?

• Какие услуги оказывают они в рамках своего учебного отдела?

• Где возможно пересечение с ними в качестве конкурентов, в качестве партнеров?

• Какие технологии производства и услуг есть сейчас, и какова тенденция их развития?

• Есть ли специалисты на рынке способные качественно провести обучение ваших сотрудников?

 

Если вы ответите на эти вопросы в необходимом для себя объеме, то, чуть позже, они помогут вам более точно поставить цели и задачи учебного отдела.

Вопросы, которые вы будете исследовать, зависят от ваших личных целей и целей организации, в которой вы работаете.

Откуда узнать информацию по внешним условиям?

Из газет, официальных справочников, интернет сайтов, из личных разговоров с коллегами из других компаний, возможно, по слухам.

 

Для изучения внутренней ситуации надо ответить на следующие вопросы:

• Какие задачи ставит перед собой предприятие, обучая своих людей?

• Какие задачи параллельно можно решить, организуя учебный процесс?

• Сколько и каких сотрудников надо обучать, с какой периодичностью?

• За чей счет будет проводиться обучение?

• Кто из сотрудников готов учиться, и хочет вложить себя в развитие вашей компании?

• Каковы ресурсы организации для запуска нового отдела?

• Есть ли отдельное помещение и нужно ли оно?

• Есть ли мебель и оргтехника?

• Есть ли возможность в компании выделить отдельную штатную единицу для работы в учебном отделе?

• Есть ли временные ресурсы у коллектива для прохождения обучения?

• За чей счет будет существовать учебный отдел: предприятия или за свой собственный?

 

Если вы решите, что новый отдел будет оказывать платные услуги на внешний рынок, то придется составлять бизнес-план.

Определите, откуда вы будете приглашать преподавателей. Можно пригласить специалистов из внешней среды – специалистов других компаний, которые специализируются на преподавании своего курса. Можно поискать специалистов, хорошо знающих свое дело и имеющие хорошие коммуникативные, речевые данные из ваших сотрудников.

И у приглашенных, и у своих специалистов есть свои плюсы и минусы.

Приглашенные преподаватели, как правило, хорошо знают свой предмет и умеют донести его до других, отчего качество обучения будет выше. Но они не знают специфики вашего предприятия, особенностей корпоративной культуры и стоят дороже, нежели ваши сотрудники.

Преподаватели, вышедшие из вашего коллектива, напротив, из-за непрофессионализма в области обучения взрослых людей дадут качество хуже, но они лучше ориентируются в вашей ситуации и лучше понимают, и чувствуют потребности именно вашей фирмы.

Стоимость их услуг вы определяете сами.

Когда вы проанализируете внешние и внутренние условия существования учебного отдела, познакомьтесь с историей аналогичной деятельности. Конечно, это сделать может не очень просто - без большой охоты мы делимся друг с другом опытом. Но все же, попытайтесь узнать, как подобного рода работа идет у коллег. Учтите их ошибки и возьмите на вооружение их успехи.

Цель учебного отдела должна быть сформулирована вами в самом начале ваших исследований. Но когда вы проанализируете ситуацию, еще раз подумайте над целями и задачами. Откорректируйте их с учетом новой информации.

Теперь пропишите, как вы видите этапы становления учебного отдела по задачам и по времени решения этих задач. В этапах учтите необходимо выделить время на становление отдела, развитие, полное решение задач, анализ деятельности и разработка нового проекта.

 

Приведу шаблон, отталкиваясь от которого можно разработать проект учебного центра любой организации независимо от вида деятельности.

 

Компания «_______________».
Проект организации учебного отдела.

 

I.    Потребность организации учебного отдела компании.

Описать:

1.    Какую пользу получит компания, когда организует у себя учебный отдел.

2.    Каков будет основной и дополнительный эффект от деятельности учебного отдела.

3.    Как это может повлиять на имидж, доходность компании, моральный климат в компании, перспективу ее развития.

II.    Предполагаемая Цель учебного отдела: обеспечить качественное обучение.

III.    Предполагаемые Задачи учебного отдела:

1.    обеспечить постоянное повышение квалификации специалистов компании;

2.    обеспечить качественные услуги по обучению клиентов компании.

IV.    Исследование внешней ситуации в подобном секторе услуг на рынке Алматы:

1.    Количество аналогичных компаний на рынке Алматы. Сколько них имеют учебные центры.

2.    Виды оказываемых услуг в этих учебных центрах.

3.    Где мы можем пересечься как партнеры.

4.    Где мы можем пересечься как конкуренты.

5.    Источник преподавателей, работающих в этих центрах.

6.    Количество платных услуг для персонала в учебных центрах.

7.    Количество бесплатных услуг для персонала.

8.    Кто возглавляет учебные центры этих компаний.

9.    Дополнительная информация по специфике вашего рынка.

V.    Исследование внутренней ситуации в компании:

1.    Какова ситуация в компании на данный момент?

2.    Каковы основные средства мотивации, какова эффективность имеющихся средств мотивации?

3.    Каков средний период смены кадрового состава?

4.    Как уровень квалификации специалистов влияет на выполнение услуг компании?

5.    За счет каких средств можно организовать учебный отдел и обучение специалистов?

6.    Какова будет экономическая окупаемость отдела?

VI.    Этапы развития отдела:

1. Организация учебного отдела.

Разработка первоначальных документов: 
•    Проект отдела. 
•    Бизнес-план.
•    Положение по отделу.
•    Разработка и утверждение должностных инструкций руководителя учебного отдела, преподавателей.

2. Оформление бизнес - процессов для существующих услуг.

Оформление программ обучения для своих сотрудников, программ обучения для клиентов. 
Разработка и оформление договоров с преподавателями, студентами, сотрудниками, клиентами. 
Методическая подготовка преподавателей.  

3. Оказание услуг клиентам.

Оформление текущей документации. 
Получение заявок от клиентов. 
Получение оплаты.
Подготовка методических материалов.
Оказание услуг.
Получение обратной связи от заказчиков.  

4. Набор и обучение групп извне, для получения первого уровня программирования.

Разработка и запуск рекламной компании. 
Набор учебной группы. 
Заключение договоров со слушателями.
Составление расписания.
Подготовка сопровождающей документации.
Проведение методического совещания с группой преподавателей из числа сотрудников.
Проведение обучения.
Проведение аттестации.
Анализ качества обучения.
Оплата преподавателям.
Организация стажировки для выпускников.
Зачисление в штат лучших выпускников.  

5. Анализ деятельности учебного отдела.

Проведение анализа качества работы учебного отдела. 
Составление отчета для первого руководителя.
Проведение совещание среди аппарата управления компании. Принятие решения о дальнейшей деятельности учебного отдела. 

VII.    Итоги:

1.    Существование учебного отдела возможно, как за счет предприятия, так и на самоокупаемости.

2.    Организация нового отдела может быть на базе имеющихся ресурсов.

3.    Со стороны компании предполагаются затраты на оклад (в размере ___ тенге) новой штатной единицы – руководитель учебного отдела. Время на организацию отдела и обеспечение его полноценной деятельности ___ месяца.

4.    Время на подготовку своих кадров высшей квалификации _____ месяцев.

5.    Время на подготовку собственного преподавательского состава с опытом работы – 3 месяца.

VIII.    Какие преимущества появляются у компании при организации учебного отдела:

1.    качественное оказание обучающих услуг клиентам;

2.    повышение качества и скорости работы наших специалистов, что должно повысить прибыльность компании;

3.    наличие собственных специалистов высокой квалификации;

4.    наличие технологии подготовки специалистов различных уровней;

5.    повышение имиджа компании на рынке.

В проекте отражаются исследования и предварительные расчеты на предмет возможности существования нового подразделения компании.

Если вы обладаете аналитическими навыками, навыками системного мышления, хорошо знаете особенность деятельности фирмы, то на разработку этого документа у вас уйдет от 2-х до 5 рабочих дней.

С проектом желательно ознакомить ваши коллег, в чьих полномочиях принимать решения об изменении структуры компании.

Если проект будет одобрен, необходимо разработать следующие два крупных документа:

• Бизнес-план учебного отдела.

• Положение по учебному отделу.

 

Из методического пособия для слушателей.
Курс «Руководитель учебного отдела».
Автор: бизнес-тренер высшей категории
Безрукова Елена.