Для того, чтобы вести кадровый учет в соответствии с нормами кадровой документации, необходимо подробно знать множество процедур по приему, переводу, увольнению работников, хранению документов. 

Молодые работники кадровой службы не всегда представляют всю систему учета сотрудников, и как следствие, допускают множество неточностей при оформлении документов.

В данной статье предлагается целостная картина, отражающая всю систему кадровой документации.

Для точного ведения документации отдела кадров необходимо помнить о следующих правилах:

• Во-первых, любой документ, приходящий и исходящий из отдела кадров должен быть зарегистрирован специалистом.

• Во-вторых, работники кадровой службы отвечают перед предприятием и государством за достоверность информации, поступающей из отдела кадров.

• В-третьих, информация должна дублироваться в нескольких документах, на случай необходимости их восстановления.

• В-четвертых, специалист отдела кадров несет ответственность перед сотрудниками его организации за хранение персональных данных.

 

При работе с клиентами, мы часто встречаемся с тем, что кадровый учет ведется в электронной форме. Это, конечно, хорошо – удобно составлять отчеты, опираясь на электронную информационную базу. Но первоначально должна существовать бумажная версия всех документов, с необходимыми подписями и печатями. Получается, что в организациях, в которых кадровый учет ведется в двух формах, бумажной и электронной, и у специалистов работы в два раза больше, относительно тех организаций, где существуют только бумажные документы.

Вся кадровая документация ведется по 4-м основным разделам:

1. Персональные дела.

2. Картотеки.

3. Папки.

4. Журналы.

 

Персональные дела состоят из папок с персональным делом каждого сотрудника. На обложку наклеивается фотография сотрудника, подписывается его фамилия, имя, отчество, и обозначается первая буква алфавита. Персональные дела выставляются по мере накопления на полке.

 

Картотека – это систематизированное собрание документов, карточек с информацией.

В отделе кадров ведутся картотеки персональных дел, личных карточек формы Т-2, трудовых книжек. Картотека личных карточек состоит из картонных карточек формы Т-2, и хранится в отдельном ящике с открытым верхом:

1. Картотека персональных дел работников.

2. Картотека Личных карточек формы Т-2 (офицеров запаса, сержантов запаса, рядовых запаса, призывников, А-Я, декретники, будущие пенсионеры).

3. Картотека трудовых книжек.

 

Папка – это картонная (кожаная и т.п.) обложка для бумаг.

Основные папки:

1. Приказы по личному составу.

2. Приказы (копии) производственные.

3. Приказы о приеме на работу.

4. Приказы о переводах.

5. Приказы по расторжению трудовых договоров.

 

Журнал – книга или тетрадь для периодической записи событий, решений, постановлений, операций.

Основные кадровые журналы:

1. Журнал регистрации приказов.

2. Журнал регистрации трудовых договоров.

3. Журнал регистрации трудовых книжек.

4. Журнал регистрации работников.

5. Журнал регистрации трудовых отпусков.

 

Дополнительные кадровые журналы:

1. Журнал регистрации справок с места работы.

2. Журнал регистрации направлений на работу.

3. Журнал регистрации служебных удостоверений.

4. Журнал учета военнообязанных (офицеров запаса, сержантов запаса, рядовых запаса, женщин военнообязанных, призывников).

Из методического пособия для слушателей.
Курс «Специалист отдела кадров».
Автор: бизнес-тренер высшей категории
Безрукова Е. А.