Все мы сталкиваемся со множеством вопросов, связанных с умением правильно спланировать свое время и жизнь в целом. Как мы пытаемся это делать?

Для кого-то характерно составление списков - с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями.

Кто-то придерживается моды на перекидные календари и блокноты записей деловых встреч. Этот подход отражает попытку заглянуть вперед, приурочить события и виды деятельности к определенному моменту в будущем.

А некоторые концентрируют внимание на постановке задач – конкретных, долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных целей, на достижение которых должны быть затрачены время и усилия. Сюда же относится и концепция каждодневного планирования - составления конкретного плана (расписания, или графика), в соответствии с которым будут достигнуты цели, обладающие наивысшей ценностью.

Но «продуктивное» планирование и строгий контроль за сроками исполнения подчас дают неоднозначные результаты. Установка на продуктивность порождает требования, вступающие в противоречие с другими человеческими потребностями: установление ярких, содержательных связей между людьми, гуманитарные интересы, яркие, непосредственные переживания.

В результате людей начинают отталкивать жесткие планы и графики, из-за которых они чувствуют себя «запрограммированными», втиснутыми в определенные рамки.

Предлагаем обратить внимание на принципиально иной подход, новую методика планирования времени. Она признает, что «управление временем» — неудачный термин.

Главное — не «управлять временем», а «управлять собой».

Чувство удовлетворения зависит не только от результатов деятельности, но и от того, какое значение мы придаем этой деятельности, чего ожидаем. Этот подход ставит во главу угла не столько вещи и время, сколько сохранение и обогащение человеческих связей и конечный результат.

Обычно, мы тратим время одним из предлагаемых четырех способов:

Таблица распределения времени.

ВАЖНО + СРОЧНО     ВАЖНО + НЕ СРОЧНО

кризисы

неотложные проблемы

проекты на грани срыва                                    

   

профилактика, действия по поддержанию баланса в жизни

установление прочных отношений

поиск новых возможностей

планирование, отдых

 

 

   I    II   

 

 

  III    IV   
НЕ ВАЖНО + СРОЧНО     НЕ ВАЖНО + НЕ СРОЧНО

помехи — например, звонки

корреспонденция, разные сообщения

встречи

ближайшие мероприятия

популярные занятия

   

мелочи, отнимающие много времени

корреспонденция

звонки

бестолковые посещения

праздное времяпрепровождение

 

 

Как видно из таблицы, есть две главных характеристики человеческой деятельности:

•    Срочность;

•    Важность.

 

Срочные дела требуют, чтобы ими безотлагательно занялись. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. Яркий пример — звонок телефона. Подавляющее большинство людей ни за что не позволят телефону трещать, сколько вздумается.

Можно часами подбирать материалы по какой-нибудь теме, обработать их, тщательно оформить и отправиться к начальнику, но, если в то время, когда вы находитесь в кабинете, зазвонит телефон, ему сразу же будет отдано предпочтение перед вами.

Немногие, если им нужно позвонить, скажут посетителю: «Подождите пятнадцать минут, я сейчас освобожусь». Зато если звонят им самим, эти люди спокойно продержат вас в ожидании столько же времени — пока не закончат разговор.

Как правило, срочные дела зримы, сразу бросаются в глаза. Они оказывают на вас давление, взывают к немедленным действиям. Связанная с ними деятельность встречает всеобщее понимание и одобрение. Они, эти дела, постоянно маячат у вас перед глазами.

Они чаще всего легки и приятны; выполнять их — одно удовольствие! Но как часто они абсолютно не важны!

Понятие важности напрямую связано с результатом. Если что-то действительно важно, оно вносит существенный вклад в реализацию вашей жизненной миссии, «работает» на ваш нравственный идеал, приоритеты и цели.

Срочные дела требуют нашей реакции. Тогда как, важные, но не срочные, требуют проявления инициативы, проактивных действий, направленных на поиски возможностей. Если мы не обладаем ясным представлением о действительно важных вещах и целях, нам легко поддаться соблазну переключиться на что-нибудь более срочное.

Рассмотрим четыре квадрата на таблице распределения времени.

Квадрат I — это область срочных и важных дел.

Здесь мы имеем дело с важными результатами, требующими срочного внимания. Их обычно называют кризисами, или проблемами. Всем нам время от времени приходится с ними сталкиваться. В сферу Квадрата I вовлечено великое множество специалистов по критическим ситуациям, людей с кризисным мышлением, привыкших балансировать над бездной.

Сколько бы вы ни суетились в Квадрате I, отдавая ему уйму времени и сил, он будет беспрерывно расти, и, наконец, вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно, что плавать в шторм: вы отчаянно барахтаетесь, но волна следует за волной - и, словно щепку, выбрасывает вас на берег.

Некоторых людей проблемы захлестывают буквально каждый день. Единственная радость — побег в мир неважных и несрочных дел Квадрата IV.

Если обратиться к таблице, можно сказать, что 90% своего времени эти люди проводят в Квадрате I, а оставшиеся 10% — чуть ли не целиком в Квадрате IV. Деятельность Квадратов II и III присутствуют в их жизни в ничтожных количествах.

Результаты:

•    Постоянный стресс.

•    Самосожжение.

•    Кризисное мышление.

•    «Вечный бой» и тушение пожаров.

 

Другие посвящают львиную долю своего времени срочному, но не важному - Квадрату III. При этом они уверены, что находятся в Квадрате I. Они беспрестанно расходуют мыслительную и иную энергию на срочные дела, полагая, что срочное - и есть важное. В действительности срочность этих дел зачастую диктуется приоритетами и ожиданиями других людей.

Результаты:

•    Кратковременный эффект.

•    Кризисное мышление.

•    Репутация хамелеона.

•    Взгляд на цели и планы как на что-то, не имеющее смысла.

•    Ощущение себя беспомощной жертвой.

•    Поверхностные или плохие отношения с окружающими.

 

Люди, чья жизнь проходит в основном в Квадратах III и IV, ведут себя безответственно.

•    Результаты:

•    Вопиющая безответственность.

•    Частые увольнения.

•    Зависимость от других - нуждаются в моральной и материальной поддержке.

 

Эффективные люди, то есть способные добиться жизненного успеха, держатся подальше от Квадратов III и IV, потому что, это область не важных дел - срочных или не срочных. Они также стремятся свести к минимуму деятельность Квадрата I, посвящая львиную долю своего времени Квадрату II.

 

Квадрат II — сердцевина, основа основ продуктивного образа жизни.

Это - область не срочных, но важных дел. Сюда относятся:

•    создание прочных отношений с окружающими;

•    написание индивидуальной программы;

•    перспективное планирование;

•    подготовка и профилактика.

 

В общем - все то, что, как мы знаем, должно быть сделано, но чего мы под разными предлогами не делаем: это ведь «не горит».

Сектор кризисов Результаты     Сектор качества жизни Результаты

критические ситуации

неотложные проблемы

проекты с «горящими сроками»

срочные дела с высоким приоритетом, требующие немедленного участия

управление в условиях кризиса

стресс, эмоциональное напряжение

«перегорание»

«тушение пожаров» и «вечный бой»

разрушение жизни

   

профилактика

прояснение ценностей    

планирование

восстановление сил

поиск возможностей

укрепление связей

видение перспективы

эффективность

целесообразность

баланс

удовлетворение

уменьшение кризисов

управление жизнью

СРОЧНО + ВАЖНО I II НЕ СРОЧНО + ВАЖНО 
СРОЧНО + НЕ ВАЖНО  III IV НЕ СРОЧНО + НЕ ВАЖНО 
Призрак сектора кризисов Результаты     Сектор деградации Результаты

давление окружающих

ежедневные помехи и отвлечения

реализация чужих желаний и целей

некоторые привычные виды деятельности

краткосрочный фокус

ощущение себя в роли «жертвы»

репутация хамелеона

представление о бессмысленности целей и планов

   

потери времени

замешательство

мелочи, отнимающие время

праздное времяпровождение

дурные привычки

безответственность

зависимость от внешней среды, алкоголя и наркотиков

накопление негативных эмоций

разрушение жизни

Эффективные люди ищут не проблем, а возможностей, не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками выхода.

Они развивают в себе способность предвидения, просчитывают комбинацию на много ходов вперед.

В их жизни также случаются авралы, но крайне редко.

Они стараются поддерживать баланс в жизни, концентрируя усилия на важных, но не срочных делах Квадрата II, тем самым закладывая прочный фундамент будущего успеха.

Кем бы вы ни были - студентом, рабочим на конвейере, домохозяйкой, модельером или президентом компании, - ясно одно: проанализировав содержание Квадрата II и развив в себе проактивность, вы добьетесь отличных результатов.

Ваша деятельность станет гораздо более плодотворной. Кризисы и проблемы сведутся к минимуму и займут подобающее им, весьма незначительное, место в вашей жизни, потому что вы выработаете в себе способность просчитывать комбинацию на много ходов вперед, докапываться до корней.

А главное — научитесь заблаговременно предотвращать, либо быстро улаживать проблемы, не давая им перерасти в кризисы.

Согласно «принципу Парето», мы добиваемся 80% результатов за счет всего лишь 20% нашей деятельности.

Чтобы сказать «да» важным делам Квадрата II, нужно научиться говорить «нет» другим делам, иногда даже срочным.

Запомните: в каждый момент своей жизни вы чем-то жертвуете. Если не срочным, бьющим в глаза, то более фундаментальным и архиважным. Даже если срочное - хорошо для вас, оно отвлекает силы от лучшего, мешает проявить вашу неповторимую индивидуальность.

Чтобы разумно распорядиться своим временем и всей жизнью, нужно прежде всего определить приоритеты и придерживаться их.

 

Механизм Квадрата II.

Цель планирования деятельности Квадрата II - разумно устроить свою жизнь:

•    опираясь на принципиальный центр,

•    осознать свою жизненную миссию,

•    сконцентрировать внимание как на важном, так и на срочном, действуя в рамках поддержания баланса.

Тем, кто привык барахтаться в водовороте мелких дел Квадратов III и IV, такая цель может показаться недостижимой. Но уже первые шаги в этом направлении значительно повысят их коэффициент полезной деятельности.
 

Механизм успешного планирования деятельности Квадрата II должен удовлетворять 6 важнейшим требованиям:

1.    Согласованность.

Предполагает обеспечение гармонии, единства, целостности между вашими представлениями о мире и жизненными целями, ролям и задачами, планами и приоритетами, стремлениями и самодисциплиной. В вашем расписании (графике, развернутом плане) должно найтись место для индивидуальной программы, чтобы можно было постоянно сверяться с ней. А также — для перечня ролей и задач: краткосрочных и долговременных.

2.    Баланс.

График должен быть составлен с таким расчетом, чтобы он способствовал поддержанию равновесия в вашей жизни, четко определял разные роли и не позволял пренебрегать такими жизненно важными сферами, как здоровье, семья, профессиональная подготовка и развитие личности.

Многие считают, будто высокие результаты в одной области компенсируют провалы в остальных. Так ли это?

Возможно, на коротком отрезке времени и в определенных сферах.

Но может ли, скажем, профессиональный успех компенсировать распавшийся брак, запущенное здоровье или недостатки характера?

Подлинный жизненный успех требует равновесия, поэтому ваша система организации времени обязана обеспечивать его достижение и поддержание.

3.    Главное внимание.

Вам нужен механизм планирования, который бы подталкивал, стимулировал, снабжал мотивировками и помогал распределять время таким образом, чтобы уделять больше внимания предотвращению кризисных явлений, чем борьбе с ними.

Лучший способ этого добиться - это взять за «единицу планирования времени» неделю. Внутри такого расписания будет несложно сделать разбивку по дням, но основной упор делается именно на неделю.

Планирование на неделю надежнее обеспечивает равновесие и имеет гораздо больше смысла, чем ежедневное планирование. Недаром, традиция давным-давно выделила неделю в качестве самостоятельной единицы времени.

Бизнес, образование, культура и другие виды человеческой деятельности привычно оперируют в рамках недели, предназначая одни дни для продуктивной деятельности, а другие - для отдыха, либо творчества.

4.    Человеческий фактор.
Вам также нужен механизм, учитывающий интересы живых людей, а не просто схема предстоящих дел. Если, при распределении времени, вы можете мыслить в категориях продуктивности (производительности), то, имея дело с людьми, будете мыслить категориями эффективности.

Бывают ситуации, когда верность принципам сопряжена с необходимостью подчинить распорядок интересам живых людей.

Ваше расписание должно отражать эту высшую ценность, создавать условия для ее воплощения в жизнь, а не порождать чувство вины оттого, что вы «вышли из графика».

5.    Гибкость.

План обязан быть вашим слугой, а не господином. Он работает на вас - и, следовательно, должен приспосабливаться к вашему образу жизни, потребностям и особенностям характера.

6.    Портативность.

Ваше средство организации времени (блокнот, ежедневник) должно быть таким, чтобы его можно было носить с собой.

Вдруг вам захочется измерить преимущества новой, только что открывшейся перед вами перспективы, сравнив ее с уже имеющимися. Хорошо также всегда иметь под рукой справочный материал и важнейшие данные.


Из методического пособия для слушателей.
Курс «Тайм - менеджмент».
Автор: бизнес-тренер высшей категории
Безрукова Е. А.