Центр Елены Безруковой

Факультет управления

Курс «Специалист отдела кадров»

Для того, чтобы вести кадровый учет в соответствие с нормами кадровой документации, необходимо подробно знать множество процедур по приему, переводу, увольнению работников, хранению документов. Молодые работники кадровой службы не всегда представляют всю систему учета сотрудников, и как следствие, допускают множество неточностей при оформлении документов. В данной статье предлагается целостная картина, отражающая всю систему кадровой документации.

Для точного ведения документации отдела кадров необходимо помнить о следующих правилах. Во-первых, любой документ, приходящий и исходящий из отдела кадров должен быть зарегистрирован специалистом. Во-вторых, работники кадровой службы отвечают перед предприятием и государством за достоверность информации, поступающей из отдела кадров. В-третьих, информация должна дублироваться в нескольких документах, на случай необходимости их восстановления. В-четвертых, специалист отдела кадров несет ответственность перед сотрудниками его организации за хранение персональных данных.
При работе с клиентами, мы часто встречаемся с тем, что кадровый учет ведется в электронной форме. Это, конечно, хорошо – удобно составлять отчеты, опираясь на электронную информационную базу. Но первоначально должна существовать бумажная версия всех документов, с необходимыми подписями и печатями. Получается, что в организациях, в которых кадровый учет ведется в 2-х формах, бумажной и электронной, у специалистов работы в 2 раза больше, относительно тех организаций, где существуют только бумажные документы.

Вся кадровая документация ведется по 4-м основным разделам:

1. Персональные дела

2. Картотеки

3. Папки

4. Журналы

Персональные дела состоит из папок с персональным делом каждого сотрудника. На обложку наклеивается фотография сотрудника, подписывается его фамилия, имя, отчество, и обозначается первая буква алфавита. Персональные дела выставляются по мере накопления на полке.

Картотека – это систематизированное собрание документов, карточек с информацией.

В отделе кадров ведутся картотеки персональных дел, личных карточек формы Т-2, трудовых книжек. Картотека личных карточек состоит из картонных карточек формы Т-2, и хранится в отдельном ящике с открытым верхом.

1. Картотека персональных дел работников

 

2. Картотека Личных карточек формы Т-2 (офицеров запаса, сержантов запаса, рядовых запаса, призывников, А-Я, декретники, будущие пенсионеры)

 

3. Картотека трудовых книжек

 

Папка – это картонная (кожаная и т.п.) обложка для бумаг.

Журнал – книга или тетрадь для периодической записи событий, решений, постановлений, операций

 

4. Основные кадровые журналы:

Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал регистрации работников

Журнал регистрации трудовых отпусков

 

5. Основные папки:

Приказы по личному составу на 2009 год

Приказы (копии) производственные на 2009 год

Приказы о приеме на работу на 2009 год

Приказы о переводах на 2009 год

Приказы по расторжению трудовых договоров на 2009 год

 

6. Дополнительные кадровые журналы:

Журнал регистрации справок с места работы

Журнал регистрации направлений на работу

Журнал регистрации служебных удостоверений

Журнал учета военнообязанных (офицеров запаса, сержантов запаса, рядовых запаса, женщин военнообязанных, призывников)

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить